«Свеза» на конференции BPM/ECM поделилась опытом мягкого внедрения ELMA365

Внедрение ELMA365 стало частью процесса цифровизации управленческих задач. С помощью платформы «Свеза» автоматизировала управление поручениями, совещаниями, проблемами качества и корректирующими мероприятиями. В системе настроено формирование повестки совещаний, создание поручений из карточки встречи, автоматическая отправка протоколов и контроль исполнения задач. Для работы с отклонениями по качеству запущен единый процесс корректирующих мероприятий, который объединил несколько подразделений.

Перед началом внедрения ELMA365 в компании проанализировали возможные сложности. Были учтены привычка сотрудников к устоявшимся процессам, страх перед новыми технологиями и разный уровень цифровой грамотности. Для минимизации этих рисков ИТ-команда «Свезы» организовала обучение, а затем собрала обратную связь от сотрудников. Переход к новой системе прошел в несколько этапов— от первого знакомства до активного использования. Это позволило избежать перегрузки пользователей и обеспечить плавное внедрение.

После настройки основных процессов «Свеза» разработала карту взаимосвязей ELMA365 с другими корпоративными ИТ-системами. Часть внедренных модулей уже работает, другие находятся в процессе настройки.

«Внедрение сопровождалось управлением изменений по модели ADKAR — от формирования осознания необходимости изменений до закрепления новых подходов в работе. Для оценки вовлеченности сотрудников использовалась воронка пользователя и аналитика в Power BI: это позволило отслеживать активность и корректировать действия по ходу проекта», — подчеркнула Татьяна Семилетова.

Онлайн-конференция прошла 22 июля в рамках форума All-over-IP. В центре обсуждения были реальные кейсы автоматизации, low-code платформы, AI/ML-решения и вызовы масштабирования ИТ-систем.